S’assurer de la conformité de sa caisse enregistreuse avec les experts ACS/BOE

Depuis quelques années, la loi fait obligation aux commerçants assujettis à la TVA de disposer d’une caisse enregistreuse remplissant certaines conditions. Cette obligation ne concerne pas les commerçants qui ne disposent pas de logiciels ou de systèmes de caisse.

Elle s’impose uniquement à ceux qui sont équipés desdits logiciels et systèmes qui doivent respecter des normes expressément énumérées.

Ces exigences légales visent la réduction de la fraude fiscale de même que les encaissements complaisants.

Avec les experts ACS/BOE, vous trouverez des caisses enregistreuses remplissant les conditions des normes en vigueur.

Le respect des exigences de la norme NF 525

Un système de caisse doit être conforme aux exigences de la norme NF 525. Le système de caisse encore appelé logiciel de gestion encaissement est un système informatique qui favorise l’enregistrement des opérations extra-comptables.

Il s’occupe du stockage des informations relatives au paiement des prestations de services et ventes effectuées par le commerçant. Les commerçants assujettis à la TVA doivent disposer d’un certificat de conformité.

Ce certificat de conformité attestera que la caisse enregistreuse du commerçant est conforme à la norme NF 525. Les exigences de la norme NF 525 portent sur la conservation des informations relatives aux opérations effectuées par le commerçant.

Ces informations permettront de procéder au contrôle fiscal. Les obligations de la norme NF 525 concerne les caisses enregistreuses dotées des systèmes de caisse que sont :

• L’encaissement intégré à une gestion comptable et financière ;
• L’encaissement relié à un système externe ;
• L’encaissement autonome.

La délivrance du certificat de conformité du système de caisse

Selon la norme NF 525, la délivrance du certificat de conformité peut être effectuée par l’éditeur du système de caisse ou par un tiers.

Lorsque le certificat de conformité est délivré par l’éditeur du logiciel, il prend la forme d’une attestation individuelle. Il s’agit d’une forme d’auto-certification qui garantit au commerçant la conformité de sa caisse enregistreuse avec les normes légales.

Dans le second cas, le tiers qui doit vous fournir le certificat de conformité doit être un organisme accrédité. Il doit veiller à ce que votre système de caisse remplisse certaines conditions légales relatives à la conservation des données.

Le certificat de conformité qui vous sera délivré doit respecter les formes prévues par l’administration fiscale. ACS/BOE vous propose les logiciels de gestion d’encaissement et des solutions de gestion de caisse avec la certification NF 525.

C’est dans cette dynamique que les experts ACS/BOE se sont inscrits en mettant à votre disposition des caisses enregistreuses répondant aux exigences légales.

La garantie de la disponibilité des données pour le contrôle fiscal avec les experts ACS/BOE

Les caisses enregistreuses proposées par les experts ACS/BOE sont en adéquation avec la norme NF 525. Leur logiciel de gestion des encaissements ou système de caisse remplit les obligations de la loi en ce qui concerne les conditions :

• De conservation des données ;
• D’archivage des données ;
• D’inaltérabilité des données ;
• De sécurisation de données.

La conservation des données s’effectue par un enregistrement périodique. Les données sont ainsi clôturées de manière journalière, mensuelle, trimestrielle et annuelle. Pour l’archivage, les données sont datées et stockées de façon périodique.

Le système est conçu de sorte à garantir l’intégrité des données stockées. En ce qui concerne l’inaltérabilité, l’ensemble des données doit être enregistré sans qu’elles ne puissent être altérées.

L’inaltérabilité des données passe également par l’enregistrement des modifications apportées aux informations déjà stockées. Quant à la sécurisation, le système de caisse doit pouvoir protéger les données initiales et les modifications apportées.

La sécurisation des données passera donc par la conservation des informations et des pièces justificatives en l’état.

Que retenir ? La conformité de votre caisse enregistreuse à la norme NF 525 doit être garantie par un certificat de conformité. Une amende de 7500 euros est prévue par point de caisse enregistreuse pour tout défaut de certificat de conformité.

Faites donc confiance aux experts ACS/BOE pour être en règle et avoir des solutions de gestion de caisse conformes aux normes.