Caisse enregistreuse : les 7 erreurs à éviter pour être en conformité avec la loi
La caisse enregistreuse est un outil indispensable pour les professionnels, qui leur permet de gérer les ventes et les encaissements de manière simple et efficace.
Cependant, son utilisation doit se faire dans le respect de la loi.
En fonction de la taille de votre commerce et de vos objectifs, les obligations caisse enregistreuse peuvent ne pas être les mêmes.
Toutefois, pour le bien-être de votre gestion comptable, il est indispensable de prendre en compte divers conseils pour votre gestion du quotidien.
ACS / BOE, votre expert de l’encaissement, vous présente les 7 erreurs à ne pas commettre avec une caisse enregistreuse pour être en conformité avec la loi.
Assurez vos arrières !
La première obligation caisse enregistreuse : choisir une caisse certifiée !
Si vous déclarez la TVA, il est obligatoire d’utiliser une caisse enregistreuse certifiée par l’administration fiscale.
En effet, votre logiciel d’encaissement doit être certifié pour garantir le bien-fondé de votre gestion comptable.
Utiliser une caisse non certifiée alors que vous êtes soumis à la TVA peut entraîner des sanctions financières importantes.
C’est pour cette raison qu’il faut commencer par se renseigner sur les caisses certifiées, afin de choisir une solution adaptée à son activité.
>>> À lire également : Quel est le champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé ?
Ne pas conserver les tickets de caisse
Une autre obligation caisse enregistreuse : vous devez conserver tous les tickets de caisse pour une durée de 6 ans.
Bien sûr, vous n’avez pas l’obligation de les conserver de manière physique : ils peuvent être accessibles par le biais de votre logiciel d’encaissement.
Ne pas les conserver peut entraîner des sanctions en cas de contrôle fiscal.
Heureusement, si vous choisissez un logiciel d’encaissement certifié, ce n’est pas un problème : ils sont équipés d’une fonctionnalité qui permet de conserver les tickets de caisse pendant la durée imposée par la loi.
Ne pas afficher le prix des produits
L’affichage du prix des produits est obligatoire pour tous les commerçants. Et même si vous ne pouvez pas étiqueter tous les produits, il est indispensable de prévoir un équipement pour connaître les prix des produits.
Par exemple, les supermarchés sont souvent équipés de machines permettant de connaître le prix des produits en scannant le code-barres.
Ne pas afficher les prix ou ne pas donner les moyens aux clients de les connaître peut entraîner des sanctions financières.
Ne pas enregistrer toutes les ventes
Il est obligatoire d’enregistrer toutes les ventes réalisées avec votre caisse enregistreuse, qu’elles soient en espèce ou par carte bancaire.
C’est une obligation caisse enregistreuse qui vise à éviter que les commerces fassent des transactions sans les déclarer, de manière illégale.
Modifier le logiciel de caisse
Si vous choisissez un logiciel de caisse certifié, vous n’avez pas le droit de le modifier ou d’en changer la nature.
La modification du logiciel de caisse est strictement interdite, car elle peut permettre de dissimuler des ventes ou des encaissements.
En cas de contrôle, si l’organisme de contrôle se rend compte que vous avez modifié votre logiciel de caisse, vous risquez une sanction fiscale, voire même pénale pour votre commerce.
Ne pas être en mesure de produire un justificatif de vente
Tout commerce doit pouvoir fournir un justificatif de vente à chaque client, que ce soit une facture manuscrite ou imprimée.
Veillez donc à choisir un système d’encaissement et un logiciel de caisse qui vous permette de fournir un tel justificatif.
>>> À consulter : Nos systèmes d’impression
Ne pas tenir une comptabilité régulière
Enfin, vous devez prendre soin de tenir une comptabilité régulière. Tout dépend du statut juridique de votre commerce : l’obligation caisse enregistreuse change en fonction.
Mais que ce soit un livre de comptes ou une déclaration quotidienne, votre comptabilité doit être impeccable.
En cas de contrôle, c’est la première chose que vérifieront les agents contrôleurs.
Vous avez besoin d’un accompagnement personnalisé pour répondre aux obligations caisse enregistreuse avec le bon système d’encaissement ?
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>>> À découvrir : Nos outils d’encaissement
